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在定好合同并支付展位定金后，一定要尽快安排好参展人员并将其身份证复印件两份、2寸蓝底免冠彩照三份准备齐全。身份证复印件一定要清晰，照片规格不能有任何误差，准备好扫描件通过QQ、电子邮件等形式将扫描件传给我们。因为现在广交会已实行电子办公，办理证件要求一律用扫描件，而身份证复印件扫描的效果往往达不到要求，用原件扫描才行。广交会围绕国家外贸发展大局，积极贯彻落实“创新、协调、绿色、开放、共享”发展理念，积极推进外贸供给侧结构性改革，在总体展览格局保持稳定的基础上，坚持专业化、市场化、品牌化、国际化和信息化的发展方向，以专业、智慧双轮驱动，着力提升组展水平、提升参展企业和展品结构与质量、提升展览服务水平，大力推进“智慧广交会”和“绿色广交会”建设，努力为我国外贸稳增长调结构作出新贡献。
